アプリとサービスのすすめ

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タスク管理のスマホアプリ「simple to do」と書類スキャン管理・PDF変換アプリ「scandex」使い方まとめ

タスクを処理するタスクキラーの「simple to do」と書類をスキャンして管理できる「scandex」は仕事効率化に適したアプリです。今まで、タスク管理アプリはEvernoteと連携したりと様々なタイプがありますが、これらは連携しなくても単体で使用可能。今回は特にタスクの管理で並行して使える2つのアプリをまとめて紹介します。

目次
1.タスク管理アプリ「simple to do」
2.書類スキャンアプリ「scandex」



1.タスク管理アプリ「simple to do」

「simple to do」はどんなアプリ?

このアプリは毎日のタスクを管理するアプリですが、それだけに特化しているためタスク管理用に様々なサブ機能が付属しています。
メイン機能はタスクの管理。そしてサブの機能でタスク管理を補助するいろんな機能。だから「simple to do」って名前なんでしょう。

他にもタスク管理アプリはたくさんありますが、simple to doはタスク管理のみに特化してるので、タスク管理オンリーのタスク管理専門のアプリだといえます。



タスク管理のためのサブ機能

サブ機能はメインのタスク管理を補助するサポート的な機能です。ラーメンについてるスープやカラシのように、タスク管理をよりスムーズにするためにあるって感じでしょうか。


           図1



タスクの種類別にマークをつけられる

☆や矢印など4つのマークでタスクを種類分けできます。

例えば図1の9/11日のタスクではブログに☆マーク、勉強に上矢印マークをつけて、種類別にタスクを分けています。



写真でもタスクに追加できる

タスクを管理するときはテキストではなく、写真を貼り付けることもできます。例えば、普通は管理画面で、タスクの内容をテキストで書き込みますが、テキストの代わりに写真を貼りつけるわけです。

図1では勉強の課題のプリントが貼ってあります。本当はテキストで書き込んでもいいんですが、こんな風に写真を貼り付けることもできるわけです。


済んだタスクに打ち消し線

これは単純に終わったタスクに斜線を引けます。もちろん戻すことも可能。

毎日のようにする日課は、いちいち書き直さなくても斜線を消せば、また使えます。図1では終わったタスクに斜線が引いてあります。



タスクの並べ替え

機能:これはさっき種類別にマークをつける機能を紹介しましたが、そのマーク別にグループ化してまとめる機能です。「☆マーク」なら☆のグループでひとまとめになります。

図1ではブログ系タスクの「☆マーク」と、勉強系タスクの「上矢印マーク」がひとまとまりにグループ化されてるのがわかると思います。

ボタン:図1の真ん中下にある「↓↑」ボタンで操作。



文字やフォントを変える「デザイン」

機能:これはデザイン。文字の大きさを変えたり、色、背景色、フォントなどいろいろ変えたりできます。

ボタン:図1の右下「setting」ボタンをクリック。



実際にタスク管理に使ってみた

自分はGoogleカレンダーiPhoneメモを使ってみましたが、タスク管理だけに特化されてる点を見れば、「simple to do」もすれば、充分使えるアプリでした。

特にサブ機能が充実していたからです。Googleカレンダーのようにスケジュールアプリ管理以外の機能も充実していないのが残念な部分です。

正直、その日1日のタスクしか管理できない機能がシンプルすぎて、他のアプリと比べて物足りなかった感があります。


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2.書類スキャンアプリ「scandex」

「scandex」のメイン機能

書類やプリントなどの紙類を写真に撮り、スキャンして、管理するアプリです。スキャンとは紙媒体をスマホやパソコンの中に取り込むのと同じで、だいたい使う場面は学校のプリント、重要書類、メモなど紙媒体の管理。

スキャンしたデータをPDF管理に変換もできます。主な使い方は

・紙媒体を管理

・データをPDFファイルに変換して他のスマホやパソコンに送信して管理

・データのコピー

の3つです。他にもサブとなる付属機能や使い方はなかなかに豊富なアプリです。



サブ機能

サブ機能はメイン機能ほどではないですが、メインの機能をサポートする付属の機能です。


OCR機能

OCR機能は撮った写真の文字を読み取りテキスト化する機能。
この機能の場合、かなり正確に写真に撮らないとテキスト化されないのと、日本語には非対応で、英語のみ対応してます。


コピー・プリント

scandexはスキャンしたデータを直接コピーできます。しかし、scandexに対応したアプリや機能でないと、データはプリントできません。

少なくとも僕はiPhone6を使っているのですが、セブンのnetprintやiPhone内の機能では、スキャンデータをプリントできませんでした。

どの機能が対応してるかはメールで質問するか、探すしかありません。ちなみに、アプリ内に質問できる機能があります。


手書きサインの埋め込み

スキャンした書類に手書きの文字を埋め込めます。手書きのメモを追加したいとき便利。


スキャンして書類を加工できる

スキャンした書類は画像つまり、写真なので加工できます。
切り取りしたり、フィルターをかけたり、必要な写真加工機能はそろってます。


パスコードの設定

つまりパスワード。4桁のコードを入力して、scandexのデータをロック管理する機能。いつでも変更できます。



どんな場面に使うのか

スキャンして書類を管理

個人的な使い方には、学校の課題や仕事の書類などをスキャンして管理しています。

持ち帰り不可能のプリントや掲示板の紙、重要書類など書類を持ち帰って管理できない時。また紙で管理するとかさばる時なんかに、スキャンするのが僕の使い方です。

またブログ運営論やネット上で見つけた重要な文章や、画像をスクショしてその画像をスキャン、管理するのもありですね。
本当に個人により使い方はさまざまです。

エクスポートしてPDFファイルに変換する

スキャンした書類は基本画像でjpgとかの画像ファイルです。これをPDFファイルに変換して管理する方法です。

PDFに変換すれば、コピーしやすいなどjpg画像よりもデータの使用範囲が広がるので、必要に応じてPDFファイルに変換して下さい。方法は後述



手書きのサインを埋め込む

スキャンした書類に手書きの文字を入れます。スキャンした書類にメモを書き込んだり、スキャン後に文字を加えたいときに便利な機能。

日付けを加えたり、その書類にメモを書き込んだり、個人的に書類管理がこの機能でより使いやすくなりました。





スキャンした書類をPDFに変換するやり方

実はこのアプリからデータを直接PDFファイルに変換することは出来ません。アプリ・サービスでクラウドに共有したり、メールを使って他のデバイスに送信しないとPDFファイルに変換されません。
ここではPDFファイルに変換する方法を紹介します。



メールにエクスポートして他のデバイスに送信する

まずデータ編集画面で下の「share」ボタンをクリックして、「Mail」を選択、メールに添え付けます。

問題はそこからです。このメールを他のスマホやパソコンなど、他のデバイスに送信する必要があります。思いつくのは次の方法

スマホから同じスマホに送信する
または
スマホからパソコンに送信する

「scandex」はスマホアプリなので、いったんスマホの外にエクスポートする必要があります。スマホからエクスポートして出せば、勝手にPDFファイルに変換されます。




Dropboxなどのクラウド共有アプリにエクスポートする

まず、データ管理画面の下にある「Dropbox」のボタンをクリックします。そのあとはDropbox内で勝手に、PDFファイルに変換される。
Dropboxクラウド共有されているので、PDFファイル変換後は他のデバイスに移せばOK。

Dropboxだけでなく、LINEやevernoteなどでも共有してPDFファイルに変換することができます。クラウド共有アプリがあれば、好みに合わせてお気に入りのアプリを使ってみて下さい



Mac製品間ならAirdropを使える

Airdropはマックのデバイス間ならデータを送信したり、共有できる機能です。
iPhoneからiPadiPhoneからMacPCなど、マック製品同士ならAirdropを使えば直接スキャンデータを送信可能。




タスク管理で話題になっていたアプリを紹介してみました。他にもタスク管理やスキャンアプリはありますが、今回紹介したのはメディアで紹介されていたので、実際に使ってみてレビューしてみました。
物足りない部分はあったものの、アプリの用途としては充分に活躍してくれました。


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開発元:PinnacleApps
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